Después de reorganizar un grupo, tareas que antes quedaban dentro de una sola empresa pueden convertirse en servicios entre sociedades. También cambian los préstamos y la gestión de tesorería. Cada movimiento necesita una explicación coherente con su naturaleza. Una factura genérica o un saldo en cuenta corriente no demuestra por sí solo que exista un servicio real ni documenta adecuadamente una financiación.
Empiece por describir las funciones. Quién presta el servicio, con qué medios, para qué destinatarios y con qué beneficio esperado. Revise si hay duplicidades o tareas propias del accionista que no deben confundirse con servicios a filiales. El criterio de reparto ha de guardar relación con la actividad. Utilizar ventas para distribuir cualquier coste sin justificarlo puede producir cargos difíciles de defender.
En un ejemplo hipotético, una empresa de distribución centraliza el equipo informático después de separar dos negocios. La nueva organización requiere registrar qué trabajos realiza ese equipo y cómo se asignan los costes. Aparte, una filial recibe fondos para renovar su almacén. El servicio informático y el préstamo precisan documentos diferentes, aunque ambos generen movimientos entre las mismas sociedades.
Para la financiación conviene fijar importe, finalidad, plazo, remuneración, calendario y garantías, además de analizar la capacidad de devolución. Compruebe posibles restricciones de préstamos bancarios existentes. Las operaciones vinculadas deben examinarse conforme a las reglas fiscales aplicables, incluidas las condiciones de mercado. Si intervienen entidades de otros países, habrá preguntas adicionales sobre retenciones, residencia y convenios que no resuelve un modelo de contrato nacional.
Reúna contratos, detalle de costes, evidencias del trabajo, facturas y conciliaciones de saldos. Coordine las fechas de cambio para evitar que un servicio se cobre por el sistema antiguo y el nuevo a la vez. La contabilidad de ambas sociedades debe representar de forma consistente intereses, pagos y devengos. Revise también el tratamiento de los impuestos indirectos según la operación concreta.
Son señales de alerta los cargos de cierre sin soporte, préstamos renovados indefinidamente sin explicación y documentos que describen funciones inexistentes. Las condiciones deben revisarse cuando cambian medios, actividades o necesidades financieras. El Plan General de Contabilidad y la Ley del Impuesto sobre Sociedades aportan referencias para esa revisión. Puede escribir a info@taxdevelopmentconsulting.com con una descripción general de los flujos que necesita ordenar para preparar el alcance del análisis.